飞哥说HR(2)篇:招聘系统

01 招聘系统的主要模块

招聘系统是一个宏观概念,其实由很多模块构成,从招聘阶段上分主要有:Sourcing、ATS、On-boarding,从不同招聘方式上分还会有:校招系统、猎头管理、内推等模块。我们逐个介绍一下。


02 Sourcing模块

Sourcing(大家都习惯这么叫了,反而不知道中文该怎么翻译。可能来源于采购模块的“寻源“吧)模块主要目的是获取简历。

从目前企业的招聘渠道来看,获取简历一般都通过三大招聘网站前程无忧、智联和中华英才网。这些年也兴起了很多新兴招聘网站,如拉勾、Boss直聘等。还有面向蓝领招聘的58、一些面向不同垂直行业的招聘网站等。

从系统角度上来说,每个招聘网站都是一个Sourcing系统。企业如果要到多个招聘网站上发布职位,就需要分别登录不同的网站,发布职位、搜索简历、下载简历。HR(指招聘HR,也叫Recruiter)的操作是相当繁琐的。

所以就诞生了集中管理招聘渠道的第三方Sourcing系统,该系统主要有以下几个功能点:

功能1:一键发布招聘职位

第三方Sourcing系统(以下简称Sourcing模块),会绑定企业在各招聘网站的用户。这样企业HR就可以在一个系统里实现一键发布招聘职位。这个过程只需要模拟用户登录招聘网站就可以了。

功能2:主动投递简历同步

但是Sourcing模块还需要解决的问题是候选人主动投递到招聘网站的简历如何获取到Sourcing模块中。我知道有些产品是通过抓取招聘网站发给特定邮箱的通知邮件,获取到邮件中的简历附件,存入Sourcing模块中。

功能3:简历全网搜索

Sourcing模块除了被动接收简历投递之外,一般也会集成”全网搜索“功能。也就是,在一个搜索框里搜索多个招聘网站的人才库,找到合适的简历后再通过绑定的招聘网站帐号购买、下载。 

功能4:简历解析

有很多Sourcing模块还集成了”简历解析“功能,也就是在获取到简历的同时,通过解析简历文本,自动生成格式化的简历,便于搜索、标记。

功能5:人岗匹配

还有些产品在”简历解析“之后做了一些”简历智能清洗、标记“功能,可以根据简历中的关键字自动给简历打标签,计算与职位的匹配度,甚至把一些简历标记为”不合适“。这个功能虽然不能帮HR挑出非常合适的简历,但是可以标记处不合适的简历,一定程度上减轻了HR的工作量。


03 ATS模块

ATS,Applicant Tracking System,候选人跟踪系统,顾名思义,主要用于跟踪候选人的招聘过程,如笔试、面试等。业内人士还是习惯于叫ATS(以下统称ATS模块,主要是我认为ATS是招聘系统的一个模块而已),功能有以下几点:

功能1:过程管理

HR通过ATS模块做的主要工作就是招聘过程管理。大致上主要有以下步骤:

- 初步意愿沟通

- 安排面试一面、二面

- 记录每次面试结果

- 确认录用、发Offer

所以ATS的过程管理主要就是两个大的功能:1是状态流转,候选人的状态从投递简历一直到确认录用;2是过程记录,要记录每一次和候选人的沟通情况、面试结果等等。一个好的ATS产品,一定能够灵活定制招聘流程,以适应不同企业的招聘特点。

一些更注重员工关怀的产品,会更关注候选人体验,比如在面试过程中始终保持良好的沟通,面试前有足够的提醒,面试时不需要带简历,也不需要再填写满满两页《应聘信息表》,及时通知面试结果不论通过还是失败。

功能2:日程管理

HR在招聘中最麻烦的就是安排面试,需要协调面试官和候选人的时间,并且需要在提前的特定时间提醒候选人参加面试、在候选人到的时候通知面试官。所以必须有一个强大的日程管理工具。

在手机尤其是微信普及了之后,很多ATS产品设计了基于微信端的招聘管理工具。比如在候选人来面试前一天通过微信通知候选人;自动同步招聘日程到面试官的手机日历、生成提醒;在手机上填写面试评价,等等。

功能3:Offer

Offer,录用通知书,大家可能习惯了英文说法。候选人通过面试之后,企业会发送Offer给候选人,候选人确认接受Offer,然后在约定的时间入职即可。

在ATS系统中,一般会有发Offer的功能。发Offer的功能比较简单,主要有:

- 为候选人生成Offer

- 发送Offer至候选人邮箱

- 候选人确认接受Offer

- 候选人变成”待入职“状态

在此过程中,我们也曾做过一些比较有创新的地方。比如在候选人接受Offer后,就让候选人在线提交《员工信息采集表》、工卡照片等信息,以便能及早在公司ERP系统中为员工生成帐号、制作工卡、准备电脑和文具用品等,提升员工入职当天的体验。

有了前面的铺垫,员工入职当天就可以通过微信扫一扫,一键完成入职。用户体验一级棒。这个部分讲到入职系统的时候还会再细说。

功能4:激活人才库

面试通过的候选人会走到录用环节,没通过的同学只好进入了“冰冷”的人才库。企业会把候选人简历扔到一个叫“人才库”的地方,想着不久的将来还会来捞“人才”,可惜这个“不久”一般都是永别。

人才库在大部分公司会变成“死”的,“盘活”人才库是好多招聘经理一直想做而做不到的事情。因为人才简历是有时效的,过了招聘季好多人找到了新工作,简历就变成旧的了,基本就没用了。

所以ATS产品会有激活人才库的功能。简单来说,企业人才库中的人如果在招聘网站上刷新简历,人才库中的简历就会同时刷新,并通知HR。

有些产品会通过技术手段匹配候选人的社交平台信息,用以更新候选人的工作经历。比如,人才库中的张三的Linkedin上就职的公司变成了“阿里巴巴”,ATS模块就会将此信息更新到该候选人的简历上。用这样的手段来保持简历库的“活”。

还见过一些公司会做一些钻空子的事情。如果你在某个招聘网站上看到一个合适的候选人,可以不花钱下载简历,而是通过一个浏览器插件去各社交平台去抓取该候选人的联系方式以及工作经历,拼成一个“免费”的简历。这种做法有些耍流氓,在个人隐私保护越来越严格的大趋势下肯定不会走得太长远。


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版权信息

来源:鹿鸣小苑

文编:HRSAY

作者简介:沈飞,HRSAY知识官。51社保产品VP,企业级产品专家,资深ERP顾问,拥有9年ERP以及管理咨询经验,4年企业级应用产品经验,2年产品研发团队高级管理职位经验;曾任职于百度,美团,毕博咨询公司负责企业级产品; 在美团担任产品专家,负责美团企业级产品规划及建设;加入美团之前沈飞任职于百度担任高级企业应用产品经理。

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